为什么工作总是做不完？职场老手的 3 个时间管理术，让你高效工作早下班

时间管理的方法有很多，主要有计划管理、「四象限」法、ABC 分类法、GTD 等。

今天 AppSo 针对不同需求的人群，精心挑选了 3 种比较常用的时间管理方法，给大家做一个入门级介绍。

在开始之前，我们要修正一个很重要的观念，那就是时间不可管理，可管理的是你自己。

很多书籍会教你如何去管理时间，比如早上适合读书，所以早上要分配一个小时读书，用这样的方式去引导你把你的时间切割成 n 个时间块，再填充内容。当规划完了以后，你会觉得动力满满，仿佛世界在脚下。

但是，往往到最后，你会发现你可能连规划的一件事都没有完成。因为你从一开始就错了，你没办法管理时间，时间不会因为你的安排而停下来等候你，她只会自顾自地不知疲倦地往前奔跑。

因此，你唯一能做的是管理自己，管理好自己的情绪，管理好自己的心态，管理好自己的行动。唯有如此，你才能完成每天规划的任务。方法仅仅只是工具，你才是那个让你自己成功的人。

时间管理是个伪命题，所以这里更为合适的说法应该是任务分配技巧。但是，为了符合装逼原则，我们还是把它叫做「时间管理」吧。

二话不说，贴心的 A 君先上图，你符合或者喜欢哪种方法，就直接划到那吧。

在开始正式的介绍之前，我们先牢记几条重要的规则：

1. 随手记录
2. 一次只做一件事
3. 从上往下做
4. 每周回顾一次
5. 能不能完成任务全看你自己

懒人目录

• 纸笔记录法
• To-do List
• 看板式 GTD
• 结语

纸笔记录法

由于纸笔记录法不能很好地按场景（家里、办公室、外面等）分类任务，故而推荐按「天」去规划自己的任务，结合「子弹笔记法」对任务属性做一个形式上的区分。想尝试用纸笔记录的朋友，需要完全靠自觉去查看每天的任务，还要记忆任务的时间节点。那么，具体应该这么操作。

首先，准备一个小本子作为记录本。

1. 以「周」为整体，以「天」为单位，将一周任务分配到每天去
2. 每项任务要在结尾写上 deadline
3. 为每项任务打上特殊标记：

•  ！：挑出当天最重要、第二重要、第三重要的事情，分别在任务前面画上 3 个、2 个和 1 个感叹号，可以用颜色作区分
•  @：在每项任务后面用「@」写出相关责任人，比如写完活动策划后要交给领导看就在任务后方补一个「@ 领导」
•  →：对于一些需要交接给其他人做的工作，可在任务后方写上「→ 某人」

4. 完成任务后在任务前方打勾或划掉该项任务

其次，准备一个日历，用来写一些有固定日期的任务，比如「周三要跟老王开会」。

最后，每页任务下方可以补多一个模块是「KPT 日报」。

那么，工作流就是这样：

1. 将任务分配到每天，每天不超过 5 个任务
2. 随时记录新任务
3. 每天早上查看一次日历，了解今天有什么重要事情
4. 先完成截止日期不能延后的任务，再完成最重要的 3 件事，再完成剩下 2 件，不完成不下班
5. 下班前根据今日日程表填写周报
6. 每周回顾一次全周内容并做总结

To-do List

我们知道，在用上面的纸笔记录法时，有几个比较严重的问题：

1. 调整任务顺序、延后任务会让记录本变得很杂乱
2. 无法主动提醒，无论是按时、按地点、重复
3. 接到新任务后必须立刻补充任务信息、分配任务

以上三个问题，用软件 + GTD 的收集箱即可解决，方法是 to-do List，就是一张待办清单。

因为软件中的任务可以随时修改、调整顺序，所以待办清单法推荐以场景分配任务。假设 A 君是一个两点一线的可爱的小哥哥（啥？我就是！），那么就只有「在家里」、「在公司」、「在外面」这三种场景，接下来要这么做。

以 iOS 的提醒事项举例。首先，新建四个列表：

1. 在公司：专门填写需要或者只能在公司完成的任务
2. 在家里：专门填写需要或者只能在家里完成的任务
3. 在外面：专门填写需要或者只能在外面完成的任务
4. Inbox：专门用来收集新任务

其次，分配场景，并补充任务信息。

1. 快速填写任务到 Inbox 列表，比如「完成活动策划」
2. 将 Inbox 中的任务分配到各个场景中，比如将下文 a 任务移动到「在公司」、b 任务移动到「在外面」
3. 增加一些符号修改任务正文：内容包括可执行任务、相关责任人、任务属性（标签概念，用以回顾工作内容）

• 完成下周的活动策划 → 老王 # 活动：含义是要求老王完成下周的活动策划
• 买 TF 口红 @ 女朋友 # 满满的爱：含义是自己买完口红要送给女朋友

4. 补充其他信息，比如添加时间提醒或地点提醒

• 为「活动策划」添加时间提醒 —— 下周一 10 点，优先级设为「!!」
• 为「买口红」添加地点提醒 —— 万象城，优先级设为「!!!」

最后，就静静地等待到时间或到地点时，手机自动推送通知提醒该做什么事了。

那么，工作流就是这样：

1. 将新任务都统一添加到 Inbox 列表中
2. 定期（比如每晚 8 点）分配任务到不同的场景下，并补充完整任务信息
3. 在不同的场景下按照优先级从上往下单线程完成任务
4. 在工作时出现新任务的情况

• 无需在当天完成：丢到 Inbox 列表中
• 需在当天完成：补充任务信息，将任务放在合适场景下的合适位置

5. 完成某场景下的任务后，若时间充裕，可在 Inbox 列表中挑选可执行任务
6. 每日回顾，每周总结。任务属性就是在这个时候用的，将自己的任务按照 KPI、能力或者工作内容划分，方便回顾时搜索总结

看板式 GTD

在使用 to-do List 的过程中，我们会发现还有 2 个很严重的问题是任务无法细分和任务观看耗时长。前者让我们缺失项目观（无法从整体角度回顾自己的工作产出），后者增加我们的思考成本和使用耗时。

所以接下来，A 君将介绍一套看板式 GTD 流程，能够解决上述两个问题，也能贯彻 GTD 原则，让你对自己的工作产出有一个全面的了解。

首先，让我们先来认识下 GTD 是什么，GTD 的流程是怎么样的？

GTD 是 Getting Things Done 的缩写，翻译过来就是「把事情做完」，是一个管理时间的方法。GTD 的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。GTD 的流程是：收集、整理、组织、执行、回顾。

其次，介绍看板式 GTD，这里以 Notion 为应用软件举例讲述具体的操作方法。

整个看板由「周一到周日」、「今天」、「已完成」、「Inbox」四大块组成。

1. 周一到周日：周日晚 8 点规划下周每天的任务，最多安排 3 件事。因为在当日工作时必定会有突发任务
2. 今天：到公司后，将当日任务已到此看板，增加印象，且方便在工作时查阅
3. 已完成：完成后，将任务移动到此看板
4. Inbox：放置新任务和未分配任务
5. 元素详解：

• 任务标题：填入具体可执行「动作」；若为一个项目，则在下方拆分成多个子动作，且在任务后方添加该项任务的工作方向或对个人能力的提升方向，如任务「完成活动方案」
• Optional Due Date：根据实际情况，选择添加任务截止日期和提醒时间。如一项任务（需要与他人协作）需要在周一做，周五截止，我会将任务拖到「周一」
• 看板，将截止日期设为周五，并设置提前一天提醒。完成自己的部分后，将任务拖到后面的看板待提醒他人
• Tags：按照重要紧急程度划分为四类「重要且紧急」、「精力充沛长时间」、「紧急」、「最后做」。因为在规划任务时已经考虑了任务场景、近期安排，所以按照紧急重要程度划分，实际工作中只需按照任务顺序执行即可
  • 🔥🔥🔥重要且紧急：当日最重要的任务，只有一项
  • 🔥🔥精力充沛长时间：能够有大块时间去完成的任务
  • ⚡️⚡️紧急：突发任务
  • ⚡️最后做：可以被滞后的任务
•  Team：Assignees 所在部门或团队
• Assignee：该任务相关负责人
• KPI：任务属性，比如活动、文案
• Time Consuming：任务预估耗时，以番茄钟记录，1 个=25 分钟

当完成任务后，在 Time Consuming 预估耗时后方添加「实际耗时」，并在评论中写出跟该项任务相关的细节，比如超时原因、存在问题，方便回顾时的自我改进，而后移入「已完成」。

最后，回顾任务，梳理工作成果时，只需要筛选分类即可。

那么，工作流就是这样：

1. 每周日晚：根据下周主要规划，将「Inbox」中符合的工作内容分配到「周一到周日」，并补充完整信息，如事项的重要紧急程度、责任人、预估耗时等。

2. 每天 10 点：打开 Notion，将今日工作内容拉入「今天」看板。

3. 每天 10 – 18 点：

• 按照「今天」看板的任务顺序严格执行。
• 完成任务后，修改任务实际耗时，补充任务相关细节，移入「已完成」看板。
• 若有突发任务，先判断截止日是否今天，不是则记录到「Inbox」；是今天，则修改「今天」看板的任务。
• 在 18 点前完成当天任务。

4. 每晚 22 点：

• 从「Inbox」中挑选符合当周方向的任务，添加到「周一到周日」中。
• 写日报，记录今日成果。

5. 每周日 20 点前：可从多角度写周报总结本周成果。

如此，虽然跟 GTD 作者提供的方法有细微的差别，但却减少了 GTDer 常犯的一个错误 —— 在翻看任务信息时被工具吸引，专注地「玩」工具，而忘记工作。

另外，信息展示得很完善，一目了然，无需思考，所以在查阅任务的耗时上也急剧减少。

结语

文章到这里就要结束了，无论你是打算尝试 A 君上面提供的方法，还是继续自己的方法，务必要记住一个重要原则 —— 时间不可管理，可管理的是你自己。

只有认识到这个原则，你才能坚持「时间管理」。管理你自己可不止包括管理任务，还包括管理你的内心，如果你是一个没有计划的人，单单对于工作这件事来说，计划比随心更有效率。

现在，就拿起笔来写下你的工作吧。