人人都爱的 Trello 到底好在哪里？| 领客专栏·電腦玩物
这几年看到身边许多的创业团队、学校社团、办公室里的部门，或是个人在需要专案管理、生活管理时，选择了一个叫做「Trello」的云端服务，这到底是一个什么样的管理工具，让这么多人都爱用 Trello？
但是，我自己也一直使用着 Trello ，却还没有在电脑玩物上写过一篇完整的介绍！虽然错过了几年前第一时间推荐 Trello 的时机，但在这段时间的使用经验下，刚好可以让我整理沉淀自己的使用方法，归纳出「为什么值得试试看 Trello 的关键特色」，然后转化成这篇文章深入浅出的 Trello 上手教学。
不是理论派， Trello 让任何人都能把事情重新整理！
要好好使用 Trello，不需要事先知道像是 GTD 之类的时间管理方法，不需要懂得像是甘特图之类艰深的专案管理技巧。
但是在你完全没有任何理论方法下，甚至还没搞懂 Trello 所有进阶功能的情况下，纯粹依靠你的直觉， Trello 已经可以帮你整理任何事情，让你的所有任务、想法、资料、讨论通通变得「井然有序」。
这就是 Trello 的最大特色，它值得一用的理由，以及为什么许多人都喜欢它的原因：
Trello 让我们一般人也可以变成整理、管理高手。
1. Trello 打破时间轴：更直觉自由的资料与任务分类
你可以拿 Trello 整理生活与工作上的任何东西，而使用 Trello 大概不脱几个重要流程，我将它们依据上手顺序整理如下，希望对 Trello 新手、想了解 Trello 特色的朋友有所帮助。
首先 Trello 可以让你在一大块看板（Board）中建立无数个「List」清单，你要整理某种资料、你要完成某个专案，需要多少清单分类，都可以在 Board 中自由建立、自由排列，并且清楚的在整个墙上一览无遗。
我们可以看到 Trello 不用时间轴的方式来排列清单，也不是长长一条无止尽的流水帐，而是左右横列不同需求的清单，并且我们可以随时拖曳清单改变左右排列顺序。
它的优点就是打破时间轴排列，任务、资料的分类与排序更自由的掌握在我们自己的手上。 我会建议两种 Trello 的 List 分类方向：
– 依据「准备中」、「执行中」、「完成中」来建立不同清单。
– 依据工作生产线的「不同工作区」来建立不同清单。
例如下图中我要完成一本新书，会需要企划阶段、写作阶段、行政流程、设计阶段、行销规划等等，我可以把每一种工作阶段设定成不同的清单，也就是不同的工作区域，串连起完成一个大专案的生产线流程。
2. Trello 打破收纳层：便利贴墙展开所有工作任务
在 Trello 建立多条清单后，就可以在 List 内新增一张一张卡片（Add a card），什么是卡片？可以是一个任务、一份资料、一种想法、一个问题与讨论串，或是一张图片、一份档案、一次投票统计。
Trello 另外一个特色就是简单快速的展开你所有的工作、展开你所有的资料，就好像我们在实体布告板上的「便利贴墙」一样。
比起一般待办清单那种层层收纳的分类特性， Trello 则让我们更容易展开所有的项目，更容易掌控全局、更容易找到要补充的地方、更能统整思考，也更好管理。
3. 打破你的操作，回归你的视觉：拖曳整理分类与管理进度
有了自由的布告板清单列表、有了统观的便利贴墙， Trello 在操作上也让我们不再需要用那种层层选单的方式去做分类管理。
所有的专案管理、资料整理都只要在便利贴墙上「拖曳移动」卡片的位置，就能把某个任务提到更上层的顺序。
或是拖曳某个资料移动到另外一个工作清单、转移到新的分类里面。
Trello 把「整理」与「管理」变成了视觉为主的直觉操作方式，当我看到某个任务最近开始变得很重要时，我会在清单上直接拖曳移动到最上方；当我看到某一个原本在企划阶段清单的任务已经讨论确认，我就会拖曳移动他到下一个执行阶段清单上。
4. 可以新增丰富的卡片内容：文字图片、待办清单、插入档案、设定时间
单独点开某一张 Trello 上的卡片，可以在卡片中新增更多细节的内容，或是增加更多需要记录的资料，以及加上重要的行动。
打开 Trello 卡片后，可以看到右方的 ［Add］ 清单有几个我们会常常用到的功能：
Members： 指定这张卡片任务的负责人
Labels： 帮卡片加上颜色标签。
Checklist： 在卡片内加上待办清单。
Due Date： 设定卡片的提醒时间。
Attachment：在卡片中插入档案。
其中在卡片里插入档案的部分，如果是电脑上传新档案，每张卡片限制只能插入 10 MB 以内的档案，但是我们也可以选择云端连结 Google Drive、Dropbox 的云端硬碟档案，这时候就没有档案大小限制。
5. 如何凸显重要任务卡片？颜色标签、特殊印章
经过前面四个步骤，你就能开始透过 Trello 去整理资料、管理专案、记录想法，但是当卡片、清单愈来愈多时，如何在一大片便利贴墙上去凸显重要的卡片呢？有两个方法。
第一个方法是利用前面加入颜色标签的方式，在某张卡片加入指定的颜色标签，我们还可以自订每种颜色标签的名称，这样便利贴墙上就会有特别的颜色来方便辨识出这张卡片。
我通常的使用方法是把很重要需要长期关注的卡片加上红色标签，很紧急需要赶快执行的卡片加上蓝色标签，而妳可以用你自己的方法去做标示整理。
第二个方法是在重要的卡片上 ［盖印章］，打开最右方的 ［Menu］ 选单，选择「Stickers」项目。
这时候会打开一份简单的预设印章清单，我可以直接拖曳把印章添加到任何卡片的任何位置，这样这张卡片就会依据我希望的方式更显眼的表现出来了。
6. 尤其适合团队共用：简单易懂、即时同步、多人管理
Trello 一个人自己使用时，可以当作自己的灵感整理、待办清单来使用。而当 Trello 共享给整个团队成员一起使用时，则可以变成统整专案进度最好的多人共用平台之一。
只要在 Trello 右方选单里选择 ［Add Members］，就能加入任何成员一起来管理你的看板。
如果要说 Trello 在多人管理上最强大的优点是什么？我会说：「任何人一进入你的看板，基本上都能很快看得懂你在做什么！」
这是什么意思呢？
因为前面提到的 Trello 打破时间轴、打破收纳的直观整理方式，不仅我们自己好整理，最重要的是这个整理不复杂，而且内容完全展开，所以其他人一进入我的看板，不需要花很多时间先搞懂我是怎么整理的，通常在整个便利贴墙上就能很快的知道我正在做什么，以及他需要做什么。
这样的设计就大幅的减少团队之间花在确认沟通、花在找资料的时间。
而且不仅每个团队成员可以在 Trello 上找到、看到需要执行的任务、需要了解的资料，还可以针对每一张卡片进行留言讨论。
例如我自己常常在企划阶段的清单中，邀请团队成员针对每一张想法卡片进行讨论，讨论出确认的想法后，这张想法卡片就可以进入执行阶段清单。
或者在 Trello 的任何一张卡片上，我还能直接指定、委派这个任务的执行者，这时候这张卡片会出现这几位团队成员的大头像，让团队更清楚知道哪些任务由谁负责。
7. 搜寻所有资料、想法、任务
在 Trello 中可以新增多个看板，看板中可以新增多个清单，清单内可以新增多张卡片，这样一来当便利贴墙愈来愈多时，如果快速找到自己需要的资料或任务呢？
很棒的是 Trello 上方一直有一个搜寻列，在这里输入关键字，就能找到我拥有的所有看板里的相关卡片，并且立刻进入该张卡片进行处理。
8. 简单专注的思维：需要时再开启隐藏的进阶功能
诉求简单才能快速、专注的 Trello ，也并非没有进阶的功能，只是它非常低调的将这些进阶功能隐藏起来，避免干扰不需要的使用者，而当我们需要时则可以手动在看板开启他们。
什么样的进阶功能呢？进入右方 ［Menu］，选择 ［Power-Ups］，就可以开启三个隐藏的进阶功能：投票、淡化旧卡片、行事历。
开启投票功能后，每一张卡片中会多出一个 ［Vote］ 按钮，点击后可以针对这张卡片投票。
这个功能可以利用在决定哪些想法卡片要优先付诸执行？或是哪些完成的工作确认核可其品质。
开启淡化旧卡片的功能后，那些经过好几个礼拜都没有更新内容的卡片，会自动变得比较淡，让我们专注在最近执行的卡片上。
而开启行事历功能后，打开上方的 ［Calendar］ 连结，就能在月历上看到准备执行的卡片日期。
9. 跨平台： Web、Android、iOS 通用！
身为一个资料整理、专案管理工具，Trello 同时可以在任何电脑的网页端，以及 Android、 iPhone、 iPad 上使用，并且随时新增的资料都会自动同步。
尤其值得推荐的是 Trello 的 App 版设计十分优秀，上述的看板管理方法在 App 中也都能顺畅使用。
10. 对一般使用者、工作者、团队合作者来说完全免费！
而更让许多朋友喜爱 Trello 的一点是，这篇文章前述提到的所有教学、所有使用方式、所有平台 App ，都是免费的！
那么什么时候才需要考虑 Trello 付费版呢？只有当你真的需要在每张卡片插入超过 10 MB 的档案，以及你需要企业版的后台安全管理等功能时。
所以无论你是个人想要把生活琐事做一个完美整理、上班族想要把待办清单更有创意的管理、学生老师想要好好重整自己的学习，或是团队想要进行专案管理，基本上都可以免费在 Trello 完成你的需求，让你的所有事情都轻轻松松变得井然有序。
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