完美日程表攻略：别被时间追着跑！| 领客专栏·電腦玩物
对不善时间管理的朋友来说，或许常常遇到的一个情况是答应接下太多的会议、活动或是额外任务的要求，结果把自己的工作节奏打乱，核心的重要项目反而无法如期完成。这时候，我们看到很多时间管理的文章都会说：要懂得拒绝。但又有另外一类文章告诉我们应该多尝试新的挑战。于是，问题来了，我们怎么知道什么时候应该拒绝？什么时候可以接受挑战？
我自己工作上常常接触到很多善于时间管理的讲师、管理者，我发现他们都有一个共同的特质，那就是在我邀约他们参与或帮忙某个任务时，当他们要拒绝时，都有一个明确的理由叫做：「那段时间（下周，下个月）我要进行 XX 项目，所以可能没有额外的时间帮忙。」
重点就是，对于这些善于「时间管理」的人来说，他们明确知道自己未来几周，甚至未来几个月的「时间重心」（无论这时间是留给工作、家人或人生规划），于是他们就能很明确地知道当有额外的任务进来时，他们什么时候可以接受（可能刚结束或刚开始项目）？什么时候不能接受（那段时间正是项目需要投注最多身心的时候）？
日程表上有空，不代表你真的有空：学会留时间给自己
我们一般人在排行程时，会觉得日程表时间格上看起来是「空的地方」就是自己有空的时间，但这是最可怕之处。当我们觉得自己有空，而一股脑接受所有的额外任务，把自己的日历时间格填满，但等到事到临头，才发现自己那时候其实应该要多留时间去处理自己的项目工作，应该要多留时间应付核心工作的可能意外，但我们却忘了留下余裕。
图说：虽然日历看起来很空，但可能只是因为我们忘记事先规划而已，把这样的空日历填满，等到事到临头，才发现自己分身乏术。
要改正这个问题，我们就要学会在日程表上「留时间给自己」，把最重要的时间预留给自己，才不会让自己被各种临时任务、意外琐事追着跑。
图说：帮未来留下时间给自己最重要项目，这样就知道我应不应该在未来的那个时段去接受额外的任务或挑战。
刚好，我之前在经理人网站上的一篇文章「不是把事情填进去就好！「进攻型」日程表，才能让你不再被 deadline 追着跑」中，有提到所谓「进攻型日程表」的说法。
「进攻型日程表」，就是我这里想要谈的「在日程表上留时间给自己」的技巧，于是我参考了经理人那篇文章的观念，加上我自己这一个多月来的实践，重新转化为我自己的实践心得，来跟大家分享进攻型日程表怎么操作的方法。
这篇文章讲的是我的心得，应该可以实践到任何你惯用的日程表上，甚至任何你惯用的「项目管理软件」上，而我自己惯用的则是 Google 日历。
1. 日程表不能没有未来：「预先」设定长期计划与重要截止日
本篇文章要强调的是「实践」，希望从我的经验来分享怎么真的把所谓的「进攻型日程表」设计出来，所以我会直接讲方法，然后才在方法中去谈到一些观念。
当我们开始构想到未来几个月的一些目标规划时，那么当下我就会把这个项目最重要的几个截止日写入日程表中，并且开始进行长期的计划。
例如我要写一本电脑玩物的数字工作方法新书，有了一个预订出版日期后，我就在日程表先写上出版日、送印刷厂日等明确的截止日期（下图是假的范例，不要当真了），这是第一步。
很多时候我们对于这种长远之后才要发生的目标，会习惯性地「忽略」，不把他们写到日程表中，等到时程快到了才开始焦急准备，但这些未来项目重要截止日，才是应该优先写到日程表上的内容，如果你规划的计划愈早出现，那么无论是不是明年才要执行的计划，只要是计划的当下就应该先写入日程表。
2. 日程表不能只有截止日：拆解计划步骤，列出完成所需要的时间
但是写下截止日还不够，接下来进攻型的日程表才要开始发挥效用。
有了几个重要截止日后，我会开始构想要达成这个目标必须经历的一些进度，尤其是那些必须由我执行的重要进度，和那些通常可能是需要好几天的时间来准备与完成的进度，而不是单独一天就能做到的。
这时候，我会把这个需要一段时间执行的进度，用多日活动的方式加入日程表中，这在 Google 日历上就会显示成一个类似「甘特图」的进度条。
这里是实践进攻型日程表的另外一个关键。或许我们也会把截止日写在日程表上，问题是到了截止日那一天或前几天，才发现自己根本做不完所有工作，这都是因为我们只是「被动」地写下完成的日期，却没有思考「如何完成所需要的时间分量」。
「完成所需要的时间长度」：尤其是我自己必须亲自执行所需要的时程，我也会预先用长条图的方式画在日程表上，例如在把新书送印刷厂之前，要有 15 个工作天进行排版与校稿，那么就要把这个时程画在日历上。
3. 太长的进度会失焦：把超过一周的大进度分割成以一周为单位的子进度
不过这里我自己有一个经验是，如果单独一个进度的时程拉得很长，例如连续三周都要执行同一个进度，那么我们就很容易精神涣散，会开始觉得时间那么多，就会到了进度时程中也会想要多拖延个几天在做。
一个不够具体、不够聚焦的进度时程安排，就跟没有安排没什么两样，因为我们没有压力、没有目标，就会缺乏动力，就不会真的照着做。
所以当检视自己预排的进度时程，如果发现太长的时间表，我会去思考这里是不是还可以拆解成更具体的步骤，有没有可以在几天或一周内要达成的阶段性目标，然后从这样的构想去把日程表上的进度条再拆解成更聚焦、更具体的单位。
4. 穿插当日核心任务：善用全日行程，写当天最重要的进度
除了有些需要好几天的工作量才能达成的进度外，在整个项目中还是会有一些比较零碎但也很重要的阶段任务，而这些任务可能是花个半天或一天就能完成，但必须在某个时间开始、或在某个时间完成。
这时候我会把这种比较不需时间准备，但有特定日期压力的项目进度，用全日活动的方式标注在我的日程表上。
我不会预先去排像是早上 10 点到中午 12 点要做哪件任务这样的事情，因为我之前也曾经在不同文章里说过，这样预排自己工作时间表细节的方式会有太多变动的可能性，等于是浪费自己预排的精力。
但我会把某几天设定「属于这一天最重要的任务」，这就像是 Google 日历上的全日行程，他会显示成一个色块，让我很清楚的知道这一天我要以做什么工作为重心？至于在这一天的什么时间做？那通常就是这一天任何有空的时间就应该执行它。
5. 先有长期计划，才能掌握短期计划：知道自己应不应该接下临时的任务
透过前面四个步骤，我就可能在几个月前先规划好了某一个项目的进度时程表，并且这个未来日程表上不是只有截止日期，还有一条一条长条图显示出完成每一个阶段性任务我所需要花费的工作日数。
这有两个好处，第一个好处显而易见，只要我排好时间条，我就可以很清楚地回推我什么时候应该开始工作，而不会等到快到截止日期前才不知所措。
第二个好处则是，当有人要跟我约某个会议、某个活动，要给我某个额外任务时，我可以从这份未来的进攻型日程表中，知道自己那个时段是否可以应付这个额外任务？
当我看到长期计划中那一周正是我项目最核心的密集工作进度时，我就知道我不应该在那一周去接其他额外要占用工作时间的任务，即使日程表上看起来有空格，因为我必须把那些时间留给自己的核心项目。
6. 单独的任务，也要预排完成他们需要的时间
而且当心中想要接下临时的任务时，一定也要有拆解步骤、回推完成所需时间的思考。
要答应参与一个会议、要帮忙一个任务，但这时候不能只是把会议时间写在日程表上，还是一样要回推完成他们需要的时间分量，这时候，我们就更容易发现自己到时候是不是可以应付这样的工作量。
如果只是一个时间，任何任务看起来都很简单，但是如果用进攻型日程表的思维：「在日程表上留时间给自己」，就能很清楚地看到每一个时段自己必须专注的任务，以及这个时段是不是还能分心去处理其他任务了。
7. Google 日历的颜色怎么安排最适当？长期计划、临时任务、重点关键
当日程表上可能有很多进度条、任务、截止日时，以 Google 日历来说要怎么用颜色去区分不同任务呢？
我的方法是，我会区分三种颜色：长期计划、临时任务、重点关键，例如下图中橘色是长期进度的进度条与截止日，也代表我的核心工作；而黄色则是代表这项核心工作里又特别重要的重点关键。
而紫色则代表临时任务、次要琐事。这样的三个颜色区分，就能让我一眼就辨别出应该关注的重点在哪里。
8. 闹钟提醒不是必须的
当有了进攻型日程表的排程后，我们的日程表管理就从自己「被时间追着跑」，转变成「预留时间给自己」。
而当有了这样的转念后，日程表上的闹钟提醒对我来说就一点也不重要了，因为我习惯就是每天打开日程表，看自己这周、这天与未来的工作进度排程，由我来主导时间的安排，而不是等着被提醒。
这时候，我就会把所有日程表的闹钟提醒都关闭，反正这些提醒如果我们扪心自问，其实常常都在不正确的时间弹出，我们通常也都是跳过或关闭而已。
9. 不要在「勉强的时间」里排时间
另外补充一个很重要的观念就是，在排进度时程时，尽可能避开假日、晚上，不要把上班时间以外的时间算进自己赶工的时间里，因为一旦我们有了这样的想法，那么这个工作就一定会让我们加班，因为我们心中留下了可以回家再做的后路。
所以像是「拼拼看用半天完成一天的任务」、「做不完就回家或假日再做」的想法，都是在预排进攻型日程表时一定要避免的想法，甚至一开始就应该尽可能避开这些时间，这样回推出来的时程表，才能知道自己应该开始每一个工作的准确时间与分量。
10. 回顾旧行程：了解自己完成某种项目真正需要花费的时间
最后，如果在几次项目中练习了这样的进攻型日程表排法后，它有另外一个效果，就是当我们回顾之前某个月已经完成的项目时，可以看到当时的进攻型进度安排，也就能更准确地知道自己完成某些任务需要的正确时间长度。
这很重要，不要明明需要两个礼拜完成的进度，我们误以为（或逼自己）一个礼拜完成，这样想的话，我们永远无法排出完美的进攻型日程表的！
以上，是我自己实践「进攻型日程表」，学习如何「预留时间给自己」的进度排程心得，希望对大家有帮助，也欢迎大家提供回馈与想法。
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