OneNote 深度教学：这 17 个功能你必须知道 | 领客专栏·電腦玩物

前一阵子，我受邀到一个以工厂生产为主的某企业内部演讲「OneNote」主题，分享如何运用这样的云端笔记，架构出和工作项目管理正相关的知识、资料管理流程。虽然大家都知道電腦玩物熟悉并且自己善用 Evernote，但就像我常说的：一法通、万法通，要跳跃到 OneNote 做实例分享也还是做得到的。

而且我故意去接下这个挑战，因为我认为目前市面上虽然笔记「工具」很多，但足以负担知识笔记管理、项目资料管理流程等重责大任的云端服务，看来看去，就只有 Evernote 与 OneNote 这两个是好选择。

于是，我也想趁着那次讲座的机会，给自己一个动力，去深入的研究一下目前 OneNote 的细节。

那次讲座很顺利的完成，也获得很多回响，大家对于「第二大脑的笔记术」可以带来的工作效率改变都很有兴趣，无论使用的工具是 Evernote 或 OneNote，其实道理不变。

我也决定不藏私，透过那次讲座所累积的我对 OneNote 的深入剖析，和一段更长时间的应用心得，今天这篇文章我就要来做一次整理分享！

当然，身为 Evernote 的爱用者（目前还是），我免不了在分析过程会带着一点从 Evernote 剖析 OneNote 优缺点的角度，请大家多见谅，但这篇文章我尽量以优点为主，若还有不周全之处，欢迎 OneNote 使用者们来补充。

一、OneNote 最重要的笔记方法

1. OneNote 类似一本书或论文：章节分类法

Evernote 和 OneNote 乍看之下就有很大不同，我们要怎么理解两者在基本笔记分类上的区隔，并善用各自优点呢？我会说，Evernote 像是笔记本，而 OneNote 像是书、论文。

其实两者的基本分类架构是差不多的：

Evernote 堆叠－记事本－记事
OneNote 笔记本－节－页面

不过不像 Evernote 把所有资料统整在同一个资料库档案，在 OneNote 中每一个笔记本都是一个像是 Word 那样的独立档案。Evernote 希望你把所有笔记当作一个资料库来搜寻，而 OneNote 希望你把不同内容当作每一本不同的书来翻阅。

所以你可以把 OneNote 的分类方式想像成你会怎么分类一本书、一本论文的方式，在一本笔记本内，上方的分页就是你的第一章节、第二章节…… ，每一个章节打开来右方的页面清单，就是这个章节里等待翻阅的有顺序的内容。

2. 笔记逻辑排序的自由与自主：页面下的子页面、子子页面

咦？如果说 OneNote 和 Evernote 基本分类层次差不多，为什么有人说 OneNote 有更细致、更多层的目录分类呢？

这就要讲到接下来的两个 OneNote 重点功能：子页面、节群组。

首先我要推荐 OneNote 电脑版中可以做到的「子页面」功能，这有点类似「待办清单」、「树状目录」的概念，我可以在页面清单中的某一则页面（笔记）上点击右键，选择「制作子页面」（往右降阶一层），或是「升阶子页面」。

于是，就依靠这个简单素朴，但是绝对有效的方法，我们的笔记清单看起来不会只有一层，而可以分出两层、三层的层次，这样主从结构、重要与不重要的关系，就很清楚了！

这里还要推荐一个 OneNote 关键功能，搭配这个子页面功能的，是 OneNote 可以让我们「自由拖曳排序每一则笔记的上下顺序」，于是每一则笔记之间的逻辑、关系、权重可以「单纯透过排序与升降」就一清二楚。

3. 章节再分类与收纳隐藏：节的群组

更进一步的， OneNote 在上方的章节分页中，也允许节与节之间组成一个新的「群组」。

我通常会把这个功能想像成是：把已经不重要、用完的章节，收纳到一个群组资料夹中，让画面上优先显示重要的章节分页。

只要在分页上点击右键，选择「新增节群组」即可，就像下图中的［封存］就是一个我收纳不重要的节的群组。

4. 像真实笔记一样，但也是双面刃：笔记自由排版

OneNote 的笔记内容可以自由排版，一向为人所津津乐道，这个意思是你可以把 OneNote 笔记页面想像成一张真实的白纸，你可以随时在任何上下左右位置加上任何文字与图片，自由挥洒，而非数位文件那样的上下流水帐。

这一点确实有其好用之处，例如灵感笔记时，可以自由编排图文位置就可以展现思绪的路径。例如现在很流行的黄金三分割笔记法也可以在 OneNote 实现。甚至，你可以用 OneNote 排版出一个跟海报一样漂亮的笔记！但是为什么是双面刃呢？

因为自由排版虽好，但是从电脑端同步到 App 端、网页端后，就会常常造成错乱，而且这个错乱可能是不同笔记区块重叠而无法在行动版 OneNote 中阅读。所以何时应该善用自由排版？何时为了行动笔记方便而应该节制自由排版？就变成使用 OneNote 时必须考量的一个笔记方法。

5. 共写笔记本：多人即时同步合作笔记

但是 OneNote 可以自由排版笔记的特性，也就是他是以一个一个图文区块来解析内容的技术，带来了一个我必须大力称道的优点，那就是：

在 OneNote 中可以支援多人一起同步协同合作一则笔记！不会有笔记冲突！因为每个人都可以在各自笔记区块自由撰写。

在 OneNote 中，可以允许我们和他人「共用」一整个笔记本，这时候参与共用的人可以一起编辑笔记本中任何一则笔记的内容，甚至可以多人同步编辑。

例如下图是我在那次 OneNote 课程讲座的实作练习中，我同时邀请现场 60 位以上的学员一起编辑我开放的一本笔记，我可以从电脑软件端编辑，他们可以从网页端编辑，而内容都能即时协同合作。

6. 留下修改签名：标注每个人修改的笔记段落

而如果你仔细看图中的展示，你会看到 OneNote 还可以在每一个他人编辑的笔记段落，加上对方的名称注解，让我知道一则笔记到底哪些段落由谁做了最后修改。这一点我觉得也非常有用！让我知道笔记中有哪些段落被哪个人改动，可以让工作更好的被追踪。

其实，我知道 Evernote 团队也正在研发要支援多人即时协同合作笔记的功能，我会建议他们参考目前 OneNote 可以做到的，也保留 Evernote 目前的优点（例如可以单独分享单则笔记、把笔记发布成网页等等），这样一定会更有竞争力。

7. 跳到指定内文段落：插入笔记的段落连结

在 Evernote 中，我常常说「记事连结」是最好的项目笔记整理方式，透过类似维基百科那样的方式，把其他笔记的超连结，整理到一则项目总目录笔记，这样就方便我们点击目录连结来跳到需要的笔记中。

而 OneNote 一样可以做笔记连结整理。

甚至更进一步的，OneNote 不只可以插入一则笔记的连结，还可以插入「某一个笔记内的某一个特定段落的位置连结」，让我们点击连结后，直接跳到那个内容段落的位置！

这尤其对笔记很长很大时，可以当作找到内容锚点的好方法。我只要先圈选笔记内某一个小段落，然后按右键选择「复制段落连结」。

把连结贴到任何一则其他笔记中，以后点击这个连结，就会跳回上图中的那个文字段落。

你还可以这样应用：有一则很长很多内容的笔记，把每一个标题段落复制段落连结，统一贴在笔记的最上方，这样就好像是这则笔记内文的快速跳转目录了！

二、Onenote 2016 Windows 版特殊功能（与其他版本有巨大差距）：

8. 标记重要笔记段落：笔记内图示标签与过滤搜寻

前面介绍的七个功能是每个电脑版本都可以用的，但是 OneNote 在不同平台之间其实也有很多差异，尤其很多特殊的新功能，目前只出现在 OneNote 2016 for Windows 的版本中， Windows 使用者要确认一下自己是否有正确安装与更新到 OneNote 2016 。

接下来我就要介绍几个只在 OneNote Windows 版，甚至是 OneNote 2016 Windows 版才有的优秀笔记功能。

第一个是 OneNote 的标签搜寻，OneNote 的标签和 Evernote 的标签功能有很大不同，OneNote 的标签比较像是针对内容的图示说明，我们可以把标签插入在笔记内文的任何地方。

OneNote 内建了很多基本的标签，例如待办事项核取方块、重要星号、问题问题等等，我就在笔记内文觉得适合这个说明的地方，贴上这个标签图示即可。

而 OneNote 2016 Windows 版最棒的一点是，他可以过滤搜寻这些图示标签，例如我可以过滤出所有加上星号的笔记段落、过滤出所有有待办方块的内文段落。

这样要找到关键笔记的位置，就可以善用标签来找，可惜这个过滤搜寻功能只有 Windows 版有。

9. 更快速的笔记连结目录整理：快速搜寻并插入连结

前面讲到了笔记连结的好用之处，OneNote 2016 for Windows 还具备一个很棒的插入笔记连结的方法，就是在想要插入连结的地方直接点击右键，选择要插入连结，这时候可以在弹出小视窗直接搜寻到该则笔记，直接插入该则笔记连结。

这样就不用两三则笔记反覆来回去复制贴上了。

10. 笔记内插入可播放的线上影片

OneNote 2016 还能在笔记内嵌 YouTube 等线上影片网站的播放器，只要在插入时选择插入线上视讯，加上影片网址，就会自动生成播放器。而且这个影片是可以直接在 OneNote 笔记内播放的！

11. 手绘、手写或流程图笔记：强大的绘图功能

在 OneNote 2016 中也内建了更强大的手绘功能，如果你搭配 Windows 平板或 Surface 电脑来使用的话，效果相得益彰。

当然，这个绘图功能不只是手绘、手写的好工具，他还内建了基本的流程图图库，所以我们还可以用来快速划出心智图或组织图。

更进一步的，OneNote 2016 可以直接圈选画面中的任何单独绘图元素，移动这些绘图元素的位置或大小。

12. 笔迹辨识！将手写笔记转换成数位文字

而如果你真的在平板中利用 OneNote 来做手写笔记，当你把手写笔记图案同步到电脑版的 OneNote 2016 后，可以试试看他的「笔迹转文字」功能！针对「横书」的中文，OneNote 2016 还可以将中文笔迹，辨识成数位文字内容。这部分我还没有深入测试可以支援到多强大的转换，但确实值得好好利用。