你每天都忙疯，因为一半以上的时间被浪费了 | 领客专栏·電腦玩物
前阵子，收到马偕医学院心理谘商中心承办人员来信，说到喜欢我在网络上分享的时间管理文章，邀请我前往演讲「云端时代的时间管理术」。我觉得这是有趣的主题，便一口答应。
马偕医学院座落三芝半山腰，那天晚上的讲座结束后刚好遇上山里的大雾，结果跟开车送我回地铁站的校长一起经历了一场迷雾之旅，让我印象非常深刻（或许对校长来说已经习惯，所以一路上都非常镇静，大概只有我自己在心中默默紧张）。
而花了一段时间准备的这个「云端时代的时间管理术」主题，我想分成上下两部份，写成文章跟电脑玩物的读者分享。在文章最后，我也会把演示文稿分享给有兴趣的朋友参考。
这个想法来自于多年前我写过的「在云端工作、数位生活中节省与拥有更多时间的方法」一文。在「云端时代的时间管理术」演示文稿中，我分成「如何成为一个拥有更多时间的人？」和「如何成为一个有行动力的人？」两部份来分享。今天这篇文章就先来撰写上半部分。
至于云端时代与时间管理是什么关系呢？
有两层的连结，第一层是面对云端资讯爆炸时代，我们更需要时间管理。第二层是善用云端工具，可以做哪些更好的时间管理。下面就从这样的切入点，一起来看看，在云端时代，我们如何才能成为一个拥有更多时间的人。
1. 不要忘记把时间留给自己：建立一本快乐笔记本，把生活当成任务
在这个资讯爆炸的时代，可以吸引我们注意的东西太多了，我们要做的琐事没有变少反而更多。如果我们「不在意」，那么不知不觉所有的时间都会被这些杂事吸走。
所以要成为拥有更多时间的人，首先要获得自己时间的主导权，让自己的时间不是用在上述的外务上，而是花在真正自己的事情上。
这时候我个人的方法就是：写一本让自己快乐的笔记本 。在这个笔记本里我会写下自己想做的事情，尤其生活上许多自发的兴趣，然后记录学习的过程，推动自己一步一步去实现这些个人小愿望。
为什么这和时间管理有关系？因为我们的问题是「忘记把时间先留给自己」，所以才会被那些网络的外务不断吸引去，结果做了一堆别人点赞的事情、看了一堆别人点赞的资讯，但自己好像依然原地踏步，一直瞎忙。
而写下快乐笔记，就是「认真对待生活」的开始。写下来，就是把生活任务化，知道自己想做的事情，并且用心去实现它们。让这些「个人任务」抢先占满自己的时间，那自然就等于拥有更多时间了！（参考：简单把生活变成任务，就能赢得意想不到的成就感！）
写下快乐笔记，把生活任务化，这对我来说是真正生活与工作平衡的开始。
2. 不要被路上的石头拖延太久：计划愈详细，生活愈随性
人生路上难免会有绊脚石，有时候甚至是一颗挡住去路的庞然巨石。这时候我们可能会因此泄气，于是坐在石头前一筹莫展，想等着石头自然消失，或是花许多力气非要撞碎这颗石头不可。这样做常常让我们耗去许多时间，而获得的效果不一定好。
有时候我们确实要勇气去突破瓶颈，但更多时候要学会不要被石头挡住原本可以绕道而行的去路。说不定选另外一条路就能海阔天空，同时我们的时间也不会因为这颗石头而浪费。
回到工作上，光是一天里，你一定也常常在各个环节遇到瓶颈。这时候如果能够学会先去处理其他进度，不因为卡在一个地方就耗去几个小时，那么你会发现一天 24 小时其实可以完成很多事情。
只要不因为一个小瓶颈而虚耗好几个小时，那么我们每一天都能拥有更多时间完成更多工作——反正每一个工作都对推动项目进度都有帮助，不是吗？
所以我之前才撰写「计划愈缜密，生活愈随兴」一文：做好计划，帮自己准备多一点备选方案，其实也是让自己「拥有更多时间」的好方法。这样当我们遇到绊脚石时，就能知道有哪些备选方案、有哪些路可以绕开绊脚石，让自己保持不断往目标推进的速度，不浪费时间。
3. 养成早起的习惯（天啊？）不！我是说拥有神圣时间
「神圣时间」是我多年前开始在电脑玩物中提出的一个概念，很多读者都觉得很有帮助。简单地说，就是像宗教仪式一样，每一天要「主动留出」一段时间给自己。这段时间完全不可以有外界的干扰或介入，是一段自己可以完全掌握、用来做自己的事情的时间。
这段时间要设在什么时候看个人需求决定。一开始，每个晚上我都会空出两小时作为自己的「神圣时间」，用于完全专心地写文章上。但是后来有了家庭，晚上有时也多了讲座活动，我就把「神圣时间」移动到早上起床前的两小时。不过有时候早上起不来，就把神圣时间放在通勤的路上。可以参考：
当然只有「神圣时间」是不够的，还要搭配第一点：先找出生活中真正自己想做的任务，拟定一个计划，在这段时间好好完成自己想做的事情。
对于那些时间被工作、网络切割的现代人来说，想要拥有更多时间，每天设定一段「神圣时间仪式」更是不可或缺的。或许只有一个小时，或许奢侈一点有两个小时，你会因此发现：每一天在「神圣时间」里，完成对个人最有价值的任务，是让自己每一天都觉得很充实的活力来源。
4. 拖延并非只是坏习惯：面对即时网络，更应该懂得拖延
传统的时间管理，会认为拖延是件不好的事情。但是面对网络的即时性，拖延反而变成一个很关键的时间管理技术。越懂得拖延的人，每天可以拥有自己的时间就越多。
不善于拖延的人，每天一到办公室就打开邮箱，看到邮箱里有很多晚上或刚刚寄来的新任务，于是就一件一件开始处理。中途又插入同事客户即时消息传来的新杂务，一一地处理好后，抬头一看，已经快到下班时间！结果自己手上真正的项目都还没开始做，只好加班处理。
所以这时候要不要懂得拖延一下呢？当然不是拖延自己重要的项目，而是拖延那些杂事。
我自己就很坚持一到公司不开邮箱，不及时回覆即时信息，保持自己的工作节奏更重要（当然，除非你的工作本质就是回邮件与回覆即时信息）。
不要把自己逼得太紧，尤其当我们面对的是人生的时间管理课题时，要想：「不完美，效率大加倍，杂乱拖延少做点让你更有生产力」其实是很有道理的。
5. 帮未来做好准备：善用你的第二大脑
我常常觉得 Evernote 是我最好的时间管理工具。这里的核心价值不是它怎么帮我管理时间，而是它怎么帮我「做好准备」，并能在未来节省更多时间。
其实人生中任何时刻都在学习、都有想法、都接收到各种新资讯。如果我们不善于累积，这些一闪而过的念头就都飞逝而去，未来需要时，就必须花时间重新准备，等于增加了时间成本。
所以要拥有更多时间，那么平常就应该随时做准备、累积。找到一个方法，能够在自己需要时快速有效地找到这些准备与累积。像是 Evernote 与 OneNote ，就是我觉得这层意义上最有用的工具。
准备，就是帮自己留下更多时间的关键。而我的准备方法可以参考：
6. 外包给别人做：让云端服务帮你处理好琐事
如果自己的时间不够，但有些事情又必须去做，怎么办？有一个办法就是把事情交给别人做，这样自己的时间就空出来了！答案说得简单，但谁要帮我做事情？
其实真的有，这个会帮我们做事情的人，就叫做云端服务。我对使用云端工具的看法就是，请别人帮我服务，请别人帮我处理琐事，空出我自己的时间。
最好的例子就是使用 Google 相册。我自己整理照片要花几个小时，查找又要花几十分钟，但是因为 Google 相册会自动分类整理、分析照片内容，我就不用花时间分类，要找照片也更快速，无形中就等于空出自己的时间。这就是云端服务的意义。
像各种云端服务的协同合作工具，其实也是在帮我们减少自己发邮件通知的流程，也就是减少沟通的时间，减少我们原本要去做的琐事。（参考：一人之力为何有团队之效？我的 Google 圆心工作策略）
结语：云端时代，更要懂得留给自己更多的时间
时间管理不是管理时间，而是管理自己的梦想与计划！
如果我们要洗车，首先总该有台车。如果我们要时间管理，首先总要有必须达成的目标与任务，要不然要管理什么？
所以面对会不断吃掉我们时间的网络科技，善用可以节省我们时间的云端工具，我提出的云端时代时间管理方法就是：
- 快乐笔记本：先确定自己的目标。
- 做好计划：让自己保持前进速度。
- 神圣时间：留时间给自己。
- 善于拖延：先完成有价值的事情。
- 做好准备：不要做重复的事情。
- 外包给别人做：减少做琐碎的事情。
这样一来，我们就可以开始尝试当一个拥有更多时间的人了！
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