这 12 个手机 Office 技巧，让你做事永远快人一步 | 有用功

大多数的工作/学习都离不开各种 Word、Excel、PowerPoint 文档。

微软出品的 Office 全套软件是不少人在 PC 时代的装机必备。而在这个移动时代，大家都在用手机聊工作，邮件、聊天工具上的文档也是一个接着一个。这不仅要求我们学会如何「移动办公」，也要求我们的手机——应该拥有处理文档的能力。

今天 AppSo（微信号 appsolution）要给大家分享的，是 12 个谁都能学会的手机 Office 实用技巧。

首先需要说明，这里指的 Office 是微软出品的 Microsoft Office，本文提到的主要有 5 款 app：Word, Excel, PowerPoint, OneNote 和 Outlook。此外这个系列还有我们曾经介绍过的 Office Lens 和 Skype 等等，但不在本文讨论之列。

另外，Android 以及 iOS 版 Office 都可以免费使用核心功能，你无需担心花钱的问题。

Word：文字工作者的掌上必备

Microsoft Word 是微软出品的全功能文字处理软件。它能让你创建和编辑排版丰富的文档，轻松添加图片、表格等图文信息，是码字爱好者的必备单品。

完美兼容性：跟「打不开」和「格式错乱」说再见

如果你在手机上，突然收到一份重要文件。这个时候你最怕的一件事是什么？

打不开、格式错乱、显示乱码…… 要是有重要数据搞错了地方，那真不是道个歉就能搞定的失误。

用 Microsoft Word 可以最大程度地避免这些问题，因为是微软官方出品，兼容性并非第三方 app 可以相比。

你不仅可以用它来打开几乎所有 doc/docx 文件，还能得到和电脑完全一致的排版，不会再莫名错过一些重要信息。

如果你使用的是其他同类软件，可能会遇到各种奇怪的状况。比如 AppSo 的一位天才作家告诉我，用其他 app 打开自己的毕业论文会看不到公式，而用 Microsoft Word 就不会遇到这样的问题。

阅读模式：如翻看电子书般阅读文档

解决了「能看」的问题，第二件恼人的事情就是：电脑上做的文档发到手机上看，字怎么这么小，看起来好麻烦……

其实只要你善用 Word 内置的「重排」功能（可以理解为「阅读模式」），这根本就不是问题。

它能将文档以适合手机阅读的版式呈现，同时又不改变文档原有的版式。效果怎样？看下面这个对比图就知道啦。

批注功能：其他人对文档的意见，一目了然

有时候我们还需要在手机上做一些轻量的修改工作。

特别是对编辑和作者等职人来说，最少不了的事情就是「改稿」。

有不少人喜欢在微信、QQ 里将文章的相应部分选中、截图，然后把修改意见通过聊天工具发送。

信息极度碎片化容易干扰思路，最重要的是，时间再多也不能这么浪费啊。

而手机版 Word 提供了完整的批注支持：它可以完整展示不同人的批注，他们对哪一部分有什么修改意见，你在手机上就可以轻松看到。

你可以直接回复批注，方便让对方知道你的想法。每个批注都有独立的窗口，因此绝对不会跟讨论的其他问题混淆。

如果需要修改文稿也很简单，除了最基础的增删文字，Word 还将常用的文字格式选项（比如加粗、斜体、下划线、高亮、字号颜色等）放在了最容易操作的区域，你可以通过它们快速修改文字格式。

智能查找：不懂的马上查，马上懂

有不少资料（比如论文、文献等等）也是用 Word 写成，遇到陌生名词的几率非常高。如果是关键的名词没有搞懂，影响的是对整篇文章的理解。

这个时候就可以使用 Word 内置的「智能查找」功能，一键通过 Bing 搜索相应的关键词，简直是成人版的「哪里不会点哪里」。

便捷分享：可发送给微信好友

只要你不是在 Word 上写日记，否则做好的文档肯定都是要发给别人的。

Word 提供了附件和链接分享两种形式。这里着重说一下微软为中国用户新增的「发送给微信好友」的功能：在完成文档的编辑后，你可以以 Word 或者 PDF 格式直接发送给微信好友，或者直接添加到微信收藏。

因为微信已经成为了许多人最倾向选择的沟通渠道，因此我们觉得有必要跟大家介绍一下这个功能。

Excel：让你的数据会说话

Microsoft Excel 是一款全能的电子表格工具。你可以用它的图表、公式、筛选和排序等功能，在手机上就能查看和编辑电子表格，轻松处理关于数据的一切。

此外，Excel 更强大的地方在于将数据转换为可视化图表，助你洞察到数据背后的趋势——用官方的话来说，就是「将数据转化为洞察力」。

冻结窗格：手机看表格的福音

在手机上看表格，最痛苦的事情之一就是……屏幕太小了，数据太多了。

很多时候，你其实不需要表格里的所有数据，可能只是需要将某行或者某列表格固定住，方便数据的对照查看而已。

这个时候可以用很多 Excel 新手不知道的「冻结窗格」功能。

手机版 Excel 提供了「冻结首行」、「冻结首列」和「冻结窗格」三个选项，前两个都比较好理解，第三个功能的意思是将所选窗格的上方和左侧表格都冻结。

如果你需要使用到这个功能，可以点击 app 顶部的第二个按钮唤出功能选单，再切换到「视图」，在底部即可找到「冻结窗格」。

调整后的效果是这样的（以下为动图）：

公式展示：再复杂的都不怕

得益于微软 Office 良好的兼容性，如果一份 Excel 文档插入了复杂公式，你也可以在手机版 Excel 上看到。而如果使用其他类 Excel 应用打开，却只能看到一片空白。

注：此特性同样适用于 Word、PowerPoint。

OneNote：得力的数字笔记助手

Microsoft OneNote 就是你的随身笔记本。不同的是，在纸质笔记本上你只能写写画画，OneNote 则几乎没有限制。除了基本的文字、涂鸦、图片，你还可以添加视频、音频、链接等各种形式的内容……你可以在这里搜集一切，记录一切。

OneNote 徽章：让你随时快速记录

使用 OneNote 最重要的场景，就是快速记录。

Android 版的 OneNote 提供了一个非常不错的功能，那就是无论在手机哪个界面都悬浮着的「OneNote 徽章」。

大家都知道灵感稍纵即逝，这个徽章可以让你无需打开 OneNote 就随时记录下想法。除了文字，它还可以让你拍照记录，在看书做摘抄的时候就非常实用。

如果懒得打字，OneNote 也内置了语音备忘录的功能，你只要说话就可以轻松记录。

利用 OneNote 收藏微信文章

如果你想要将平时在微信看到的优质文章保存到 OneNote，这里也提供一个技巧。

关注微信公众号「微软云笔记」（微信号 msmyonenote）并绑定你的微软账号，之后遇到想要收藏的文章，只需要将其转发到「微软云笔记」即可。之后打开 OneNote 即可看到你收藏的微信文章。

此外，你也可以直接给「微软云笔记」账号发送文字、图片或者语音消息，所有消息都会直接发送至你的 OneNote。

更多的 OneNote 技巧，大家可以参考 AppSo 以前分享的这篇文章。

PowerPoint：时刻为下一场演讲做好准备

Microsoft PowerPoint 是协助你做好演讲、展示的得力工具。你可以通过它在手机上查看 PPT 文件，做轻量的编辑，甚至直接做出精美的演示幻灯片。无论你在哪里，只要你手上有手机，就能利用碎片时间为下一场演讲做好准备。

推荐使用微软官方的 PowerPoint，是因为它对最新特性的兼容性是最好的。最好的兼容性意味着完整的还原，假设你需要在会场的路上再回顾一下自己做的 PPT，你肯定不希望自己看到的跟正式演讲时有什么不一样。

举个例子：一些在其他 app 里展示不出来的效果（如「变形」切换），在 PowerPoint 里就可以完整展现。不要小看这些细节，它们对演讲的节奏把控至关重要。

（由于 GIF 限制，仅做简单效果展示）

如果你想知道更多准备 PPT 的经验，可以参考这篇文章。

Outlook：强大又简洁的革命性邮件 App

Microsoft Outlook 这款邮件 app 简洁不花哨，也不会提供非常复杂的功能，就专注于帮你在移动端处理好电子邮件这件事。它的前身，是我们很久之前就给大家推荐过的 Acompli，后来被微软以 2 亿美元收购。注：微软也提供了名为 Outlook 的邮箱服务，这个不在本文的讨论之列。

文件视图：再也不用找附件找到抓狂

不管在学校还是在职场，重要文件一般都是通过邮件来发送的。

而用 Outlook 查找邮件里的文件真的非常简单。它的「文件视图」能将你各个邮箱及云盘的文件都收归一处，你再也不需要一封一封邮件地翻才能找到自己需要的文件。

在这个文件视图里内置了搜索功能，你只需要搜索关键字就能轻松找到自己的文件。

日历功能：快速分享你有空的时间

当有人在邮件里问「你什么时候有空」，你会怎么做？

在此之前，我总需要打开另一个日历 app，看看自己的日程安排，再选一个空闲时间转述成文字发给对方。

而 Outlook 内置了一个非常实用的功能：不仅能直接查看日历，还支持快速分享自己的「空闲时间」。

你只需要在发邮件的时候，选择右上角的「日历」按钮，选择「发送空闲时间」即可看到自己的日程表，点击空白区域即可选中自己的「空闲时间」，再点击右上角的确定，Outlook 就会生成一个漂亮的空闲时间表供你直接发送。

速度很快，还能免梯子收发 Gmail

喜欢 Outlook 的第三大亮点，无论对谁都很重要。

我试用过很多电子邮箱客户端，Outlook 的「快」给我留下了深刻印象。当你打开一封邮件，你并不需要花时间等待它加载完成。

另外有个小秘密：除了最初添加账号需要梯子外，用 Outlook 收发 Gmail 邮件都可以全程免挂梯子。

更多 Outlook 的实用特性，你可以查看 AppSo 此前分享的这篇文章。

写在最后

有不少人跟我说过，他们不觉得手机可以成为一个生产力工具：「工作就应该到电脑上，手机办公就是个笑话。」

而我想说，手机并不是要取代电脑办公，而是扮演特定的的角色，应对特定的场景。对我们来说，找到合适的工具，再找到合适的方法和技巧才是最好的做法。

我们希望今天分享的这些技巧可以助你一臂之力，让你成为一个更敏捷的移动办公者。