10 种活用 Google 日历的实践案例，工作生活都适用 | 领客专栏 · 電腦玩物
Google 日历是一个看似简单的日历系统，但却能发挥各式各样跟「时间」有关的活用。因为 Google 日历有协作、插入文件、视频会议，乃至最近加入的目标管理、任务提醒功能，加上多日历管理分类的特色，搭配之下可以创造无穷变化。
我之前曾经写过「10 个 Google 日历秘密功能教学：帮你偷到更多时间」一文，那之后很多朋友都希望我能举更多「真实应用案例」，来刺激大家用 Google 日历解决更多问题的想像，今天这篇文章正是以此出发，结合我自己的部分用法，或是我看过其他人使用的方法，但都是真实案例。
如果能善用 Google 日历从网页端到 app 的技巧，我们甚至可以少装很多额外的时间管理类工具，统一地用 Google 日历完成更多工作与生活管理需求。
一、课表
有了 Google 日历，我们需要安装另外一个课表 app 吗？其实不需要，因为善用 Google 日历的话，反而可以创造更强大的课表系统，它的应用特色有：
- 排课色块，区分课堂颜色
- 建立循环一学期的课表
- 插入作业文件
- 约定报告小组讨论
- 在日历上直接小组讨论
- 期中期末考复习规划
我自己试用过不少课表 app，除了现在有些强调社群性的特殊课表服务外，我觉得一般排课 app 可能还没有 Google 日历好用，而且稳定又长久有效。
我的完整教学文章请参考：用 Google 日历打造完美课表：满足老师学生 10 大需求
二、会议系统
我说 Google 日历是开会利器的原因，不只是可以在 Google 日历约定开会时间，而是可以用 Google 日历结合 Google Drive，把会议前中后的流程都搞定！
无论会议前的集思广益，会议后的资料追踪，都统一在 Google 日历一个系统上完成吧！这样也可以少学一个额外的会议系统喔！
- 不出错的即时会议通知
- 即时查看每个同事有空的开会时间
- 插入协作会议文件
- 会前资料共享，多人缴交资料
- 会后资料追踪
- 线上视频会议
- 会后文件签核系统
这部分的完整教学，请参考我另外一篇文章：「10 步骤将 Google Drive 整合日历建立强大的会议系统」。
三、会议室预约系统
我看过有些创业团队直接用 Google 日历来预约公司会议室。
使用流程大概是这样：想要预约会议室的人打开公司的共用日历，看到哪个时段还没有人预约，都可以预约，并在备注栏说明会议室用途，加上谁预约都会显示在日历上，方便管理者管理。
- 免架设其他系统
- 即时显示预约状况
- 可以显示预约者
- 可以说明会议室用途
四、办公室请假系统
同样地，也有人如法炮制了公司内的请假系统。
使用流程是：想请假的人上公司共用日历，填上请假日期，在备注栏说明原因，并且邀请核假主管「参加」这个请假事件，这样主管就能以「是与否」来确认是否核假。
不过比较辛苦的是人事管理者，他可能必须定期上共用日历结算大家的请假时数，所以这个活用案例更适合小团队，或者不在意请假时数的公司。
- 免架设其他系统
- 即时显示请假请求
- 主管答复机制
- 随时查看公司请假状况
五、日记
我自己有一段时间对生活比较迷惘时，会利用 Google 日历写日记，把刚刚做过什么事情？有什么心得心情？写在日历事件中，例如「7：00～8：00 写部落格文章」。
这样做对我最大的帮助，就是让我对每日时间利用提高掌握度，追踪记录自己做了什么，反省自己是否浪费时间。
- 方便记录自己做过的事
- 可以写上心得
- 随时回顾
例如下图是我在过年期间，不想浪费放假时间，所以用写日记的方式，去记录自己每一段的时间利用日记。
六、促进家人活动
我也跟老婆一起共用一个 Google 日历，这样我们可以了解对方最重要的行程，例如我哪天晚上有讲座不回家吃饭？老婆哪天晚上要跟朋友聚餐？
我们也可以用这个共用日历一起约定共同活动时间，例如想要周日下午一起去爬山，老婆会事先把这件想做的事情加入我们的共用日历，这样我规划时间时就会看到，就不会占用家人共同时间。
- 跟家人共享自己的日程
- 了解彼此行程
- 约定共同活动时间
这个经验我也写过一篇文章分享心得：「共享数位温情：我和老婆喜欢这样一起做的数位应用」。
七、旅行计划
我自己安排旅游行程当然是靠 Evernote 为主，但我也看过朋友善用 Google 日历把旅游行程规划的非常详尽。
我朋友的做法是这样的：当订票订房邮件自动显示在 Google 日历上，自动安排出基本行程后，开始在每日行程中安插想去的地点与大概时间，到时候点击日历事件地点就能快速用 Google 地图规划路线，也能掌握接下来要去的地方。
这个自动化流程可以参考：「不只收信！ Google Inbox 才是最佳旅游行程规划软件」。
- 自动整合订票订房邮件
- 安排目标地点，显示地图
- 插入自订地图链接
另外还能利用在日历插入文件的功能，把 Google 云端硬碟之中的自订地图插入，这样旅游时只要看着 Google 日历，就能获得路线、旅馆、机票等足够的参考资料。
关于 Google 自订地图的教学可以参考：「Google Maps 我的地图完全教学！规划自助旅行攻略」。
八、项目管理
如果觉得一般甘特图太复杂，其实可以跟我一样，利用 Google 日历画出类似甘特图的项目时间排程，一样可以有进度条，并且可以拖曳调整时间位置，如果搭配会议系统利用，结合下面的任务提醒，其实项目管理软件的基本需求就能满足了。
- 简易甘特图方法
- 进攻型日历
这部分可以参考我之前两篇应用教学，我目前也还是会这样使用：
九、习惯养成
最新版的 Google 日历 app 中加入了「目标管理」功能，这可以让 Google 日历取代一般的习惯养成 app ，例如要每日健身、周末希望找出阅读时间、定期想跟家人通通电话，这些习惯规划，都可以利用 Google 日历完成。
Google 日历「目标」功能的特色在于：它不只是让我们新增单一事件或循环事件，而是可以帮我们「自动找出适合的空档、自动穿插某个目标活动」，例如自动找出我星期日下午有空档（没有安排其他事件），所以把阅读目标插入这个时段。
而且目标系统的事件可以勾选「完成」或「延后」，更能符合目标管理需求。
- 最新目标管理功能
- 自动帮目标插入时间
- 学习时间习惯
这部分功能目前只出现在 Google 日历 Android app ，但同步后的目标则可以显示在网页版中，详细教学可参考：「帮你成为更好的人！ Google 日历自动为梦想找时间」。
十、邮件与任务排程
当你觉得自己的任务分散在邮件、笔记、云端硬碟文件和日历时，是不是常常觉得混乱而顾此失彼？那么我们应该学习怎么把时间管理流程与系统统一。
我自己的方法是利用 Evernote 来汇集各方任务，并自成一个统一的时间管理系统。（参考：琐碎任务的工作流重整：我如何用 Evernote 项目管理）
而如果你更常使用 Google 日历，其实也可以把 Google 日历当作一个「汇流任务」的时间管理中心，让「来自邮件的提醒、笔记的待办、硬碟的待处理文件、会议、活动、每天时间分配」，全部统整在 Google 日历上完成，而且跨装置跨平台同步管理。
- 把待办邮件安排在日历上
- 设定时间提醒
- 规划当日时间利用方式
- 自动延后未完成任务
这部分请参考我之前写过的两篇文章：
以上，就是我自己用过，或是我看过其他人使用过的 Google 日历活用案例，你会发现它不只是日历，而可以作为生活与工作上的管理工具来使用。
文章授权转自电脑玩物，原文链接：Google 日曆不是日曆，你沒想到的 10 種活用案例教學
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