定时清空这 5 样东西，工作、生活节奏不再乱 | 领客专栏 · 電腦玩物

以前在当兵练习打靶时，都要做归零射击，校准瞄准星与弹着点，这样打靶才能有效。否则，拿着准星偏移的枪，怎么瞄当然都打不准。

器械是这样，人生也是，如果你的人生准星偏移了，越努力进击就会离目标越远。所以，人生也要懂得归零思考。

但不一定要等到遭遇大失败，才要开始归零思考去找逆转胜利的关键，更好的方法或许是在日常生活中「时时归零」，才能保持工作速度、掌握生活节奏。

今天这篇 lifehack 系列文章，就要跟大家分享我平常会在哪五件事情上「定时做好归零」的动作。

1. 每天做，邮箱归零的心得

什么是归零？其实就是 「有效的清空」，不是随便放弃丢弃的清空，而是清理杂物，让出更多自己能迈向目标的空间。

所以首先我每天一定会做的归零动作就是：「清空收件箱」。我会在前一天下班前把电子邮箱的收件箱「清空」，这样一来今天打开邮箱，我能准确看到今日的重要邮件，以及有余裕处理新的任务。

放心，清空收件箱的意思不代表要把所有邮件完成，而是要把我们的「邮件列表归零」，有几个步骤：

• 删除：完全不需要处理的邮件，连打开都不用，直接删除。
• 交办：可以或应该交给同事或客户做的任务，立刻转交。
• 回复：不一定要完整答复，有时候可以「先答复下一步行动」给对方，会比把邮件拖在那边不处理要好，起码任务会往前推进。
• 延后：今日没时间处理的邮件，全部延后，让他们先不要出现在收件箱，等到有时间处理时再出现（所以需要像是 Google Inbox 这样的系统）
• 完成、封存：已经处理好的邮件直接封存，不要出现在收件箱。

每天下班前我都会进行上述动作，然后把邮箱「归零」，校准成可以随时接纳新工作、专注处理重要工作的状态，而非杂务一堆的状态。

2. 每周做，待办清单归零的心得

接着，我每一周都会做一个「待办清单归零」的动作。把上一周已经完成的任务检查一遍，看看有没有还需要延伸执行的部分，然后把上一周未完成的任务清空，适度分配到下一周或更久之后处理，也就是每个周末重新校准待办清单，让下一周不被上一周的杂物拖累。

同样的，待办清单归零不代表我们要完成所有任务，通常一般人做不到这种程度。所以每周待办清单「归零」其实要做的是下面这些步骤：

• 删除：是不是这件事情根本不重要所以我没做，那么要不要直接删除？
• 交办：如果我没时间做，有没有可能交给谁来做？
• 切割：如果任务太难，尝试切割成比较好消化的多个小任务，下周依序试试看。
• 延后：暂时做不到的任务（没时间或没能力），要不要延后到更久之后再做？
• 完成、封存：已经完成的任务移出清单，封存起来，不要干扰目前任务。

我每个周末都会进行上述「待办清单归零」的动作，如果没做，下一周就会被上一周的杂物与焦虑继续干扰，只会让工作速度越来越慢，而一旦先归零，下一周就可以找回工作节奏与速度。

3. 每月做，收集资料归零的心得

我是知识工作者，每天都要收集大量资料，并建立自己的知识库，但为了以后能后更有效运用这些资讯，我会每一个月进行一次「收集资料归零」的动作。定时校准一下自己收集的资料，可以让这个资料库保持活水，并且被未来的自己更容易取用。

当资料只是断简残篇地躺在资料库中，没有办法发挥综效。当资料没有跟自己的目标连结，那么资料永远无法校准到可以活用的程度。所以收集资料也需要归零，要怎么做呢？

• 删除：每个月我会检查一遍这个月收集的资料，删掉那些只是一时冲动所剪贴下来的内容。
• 加工：然后我会看一遍剩下来的资料，看看有没有新的心得，并且把自己的想法用「三层笔记法」加注到资料中。
• 行动：最重要的是思考看看这份资料可不可以让我采取什么下一步行动，并纳入我的待办清单校准中。
• 连结、合并：把相关的资料进行「连结」（例如 Evernote 的记事连结），或是合并类似的内容，让资料更完整精准。
• 整理：最后用最精简的方法进行整理，让资料以后找得到（例如我的 Evernote 整理法）。

通过上述每个月的资料归零，我就能校准自己的知识库，让他保持一个长久可用、好用的状态。

4. 每季做，愿望计划归零的心得

然后我每隔一季，或是每隔半年，这倒不一定，我会重新校准我的长期愿望与计划，将一些偏离的、无法完成的计划归零。

例如我可能想要制作某些主题的书，进行了半年，发现找不到合适的作者，或是想不出好的主题或内容，那么我会先将这些「计划」搁置归零，但也不是放弃，只是先移出自己的跑道，让自己可以更专注在其他能够完成的事情上，不要被干扰。

我会进行下列步骤：

• 删除：删掉真的完全错误估算的计划。
• 切割：把太大的计划切割成小计划，看看有没有可能先完成小计划。
• 修正：把错误的目标，修正成我现在可以完成，或是更好的方向。
• 延后：把暂时做不到的计划延后，像是我有一个「放弃的笔记本」，里面放满了被我延后的未完成计划。
• 完成、封存：把完成的计划封存。

我们想做的事情很多，但可以做的时间不多，所以每隔一段时间做些「归零」，可以让我把时间留给更重要，而且做得到的目标。

5. 每年做，工作文件归零的心得

最后，每一年我会做一次更大的归零，把整个文件系统做一次校准，重新整理这一年所有项目的文件，然后准备好给下一年项目资料与文件的空间。

• 删除：我会删除项目过程中产生的一些临时文件。
• 封存：我会把已经完成的项目放进封存资料夹。
• 整理：我会重新命名文件系统，让文件系统根据我的排程排序，这是我最好的校准。

归零思考

归零不是把任务都完成（那是不可能的），归零反而常常是把无法完成的事情清空，让被打乱的自己重新接上轨道。

归零就是，清空会影响工作节奏与生活品质的杂务杂物，并且让工作与生活的任务重新校准，便能以正常速度和精准方向继续前行。

文章授权转自電腦玩物，原文链接：定時歸零這五件事，找回工作人生準星

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