用协作工具 Trello 来记账，居然还挺好用的 | 领客专栏 · 電腦玩物
相信很多电脑玩物的读者都读过我的记帐方法心得文章。在那篇文章中，我希望摆脱记流水帐，养成一个简单、轻松、真的做得到，而且也有效的记帐习惯，用 Evernote 笔记就能完成，不一定要用到复杂的 Excel 记帐表格，因为我的切入角度是：「理财计划的目的不是流水帐，而是金钱规划」。
所以我的记帐方法里，相较于每一笔花费，我更专注于收入与支出之间的最后「平衡分配」，还有是否达到最终的「存钱计划」，准确掌控有余裕的「闲钱额度」。而这样的记帐方法，我想到还有一个工具颇适合来管理，那便是 Trello。
为什么 Trello 也适合进行理财计划？
Trello 是很棒的「进度」管理工具，另外通过卡片也便于「鸟瞰」整个计划。
上述两个特点刚好很适合我的记帐理财想法：
通过收入与支出的「进度」管理，达成「存钱目标」，并且可以从「鸟瞰」卡片随时掌握「弹性的闲钱额度」。
下面就让我直接分析自己的「Trello 年度理财计划」卡片，我用一个卡片来管理「一整年度」的记帐过程，这样才不会太琐碎，想要深入探究的朋友，除了我的图文解说，也可以直接打开我的「Trello 年度理财计划卡片范本」参考。
而还不了解 Trello ，但看到下面的理财方式觉得很适合你的朋友，建议先阅读「为什么大家爱用 Trello ？最佳整理教学让事情井然有序」一文，了解完整的 Trello 应用功能。
一、四大理财列表
我经过一段时间的测试、打磨，最后我用四大理财列表来管理一整年的理财计划，如下图所示，由左自右分成：
- 年度收入清单：把各种收入来源纪录与统整。
- 年度固定支出：把固定的费用支出做统整，也方便下一年度复制这张列表。
- 年度存钱计划：有了收入扣除支出的「进度」后，就可以推出存钱计划的列表。
- 重大额外支出：然后最后准备一个补充列表，纪录额外闲钱的支出。
这个列表安排最重要的就是往右推进进度：先开源，然后节流，有了多余的金钱后就要拟定储蓄计划，最后把储蓄完后多余的钱再做妥善利用，金钱由左至右，就在一个项目进度中层层管理与应用。
二、「收入薪资列表」如何运用？
首先在第一个列表中，我用卡片记录自己的各种收入，但收入在一年中可能从不同的时间点汇入，这时候应该怎么记比较好呢？
我的记法是这样的，例如帮「讲座课程」这个收入项目开一张 Trello 卡片，进入卡片中，用「待办清单」的方式，把已经完成讲座并准备收取的款项一一列入清单，收到后就打勾，并且在卡片标题求和目前总收入额度。
这样做的好处是，待办清单还可以提醒我哪些款项收了，哪些款项尚未领取。
这里运用了卡片与待办清单功能，如果你不知道怎么操作，可以参考上文提到的功能介绍文章。
我用卡片管理几大类型的收入，在卡片上直接求和这项收入的总金额，直接就写在卡片上。
这边确实就是要自己计算，没办法像 Excel 或 记帐 app 那样自动求和，但因为是陆续累加的，每次只要多加一笔最新收入金额而已，其实实际运作时，算起来并不难。
三、「固定支出列表」如何运用？
接着进入固定支出列表，如果养成这个记帐习惯，这份列表可以从前一年度的 Trello 列表中直接复制过来，不用每次都从头新增。
在这个列表中，首先我会一张一张卡片列出生活水电保险的支出金额，每张卡片里，一样用待办清单去罗列每隔两三个月的水电瓦斯帐单，然后求和在卡片上。
然后在 Trello 中我一样不记流水帐，而是用「丢掉记帐软件与 app ，转个弯，我养成了记帐的习惯」这篇文章提到的方法，每个月给自己一笔生活开销金额，一般消费尽可能控制在这笔金额内，这样不用记帐也可以控管支出。
所以我会列出像是生活费、娱乐费这样的卡片，一样在里面用待办清单的方式记录每个月给自己多少额度，然后在卡片上求和。
如果这边真的需要记生活开销流水帐，可以搭配「Excel 记帐云端进化！ Google 表格比记帐 app 还好用」的方法，用 Google 表格来记，然后把 Google 表格链接到这张 Trello 卡片中即可。
在支出列表最下面，一样新增一张卡片是总支出的求和金额。
这样左右两个列表并列，从总收入多少？到总支出多少？就一目了然，知道自己多出多少金额可以利用。
四、「存钱计划列表」如何运用？
有了多余的金额，就进入第三章列表：存钱计划。
我会用每张卡片代表一种存钱计划，例如定存、储蓄险、特殊投资等等，各用一张卡片，卡片上注明这个存钱计划目前的年度累积金额。
然后一样在卡片内用待办清单的方式，记录每一笔储蓄或投资，例如下图中的定存卡片，就用待办清单记录什么时候存进多少钱，而卡片上则是总金额。
同样的，列表最后，我会再新增一张卡片，求和存钱计划的总储蓄金额。
不过这里我会再增加一张或两张「特殊存钱计划」卡片，用来应付某些「特殊大型花费」的预先储蓄，例如我要带家人去日本玩，需要预存一笔钱，这时候就可以新增一张特殊存钱计划卡片，里面用待办清单纪录目前的资金达成度。
五、「额外支出列表」如何运用？
最后，则是在收入扣除支出与储蓄后，还会有一些闲钱可以弹性运用，我就新增一个「额外支出列表」来管理这些弹性额度。
有些会超出每月生活费用的大花费，像是出国去玩，或是购买大家具，这些我就会用额外的闲钱来管理，列在额外支出列表中。
最后从左方的列表开始，总收入扣除总支出，再扣除存钱，最后就在第四列表最下方，列出「总闲钱弹性额度」的金额，这样我就能很清楚的知道自己还有哪些弹性？是要多存一点钱？还是可以拟定一个新的花费计划？
这样，一个简单有效的理财计划就完成了。
六、Trello 上的延伸理财技巧：
1. 不计算零头，因为不是记帐
除了上述的 Trello 列表管理外，还有一些实际使用时的小技巧，我也罗列如下跟大家分享。
首先我不太在意零头，因为我的目标不是流水帐，而是达成存钱计划，以及有效的花费即可。
2. 每一列下面用卡片总计，随时求和或扣除
虽然 Trello 没有求和功能，但用一张特殊卡片在列表下面求和，其实需求就可以满足了，也不会太难，因为是陆续添加，陆续求和，并非要每次都重算一遍。
3. 用颜色标签标注特殊项目：总计、特殊花费
为了让某些特殊卡片更显眼，我会用 Trello 的红色标签标明求和的卡片，用黄色标签标明特殊花费的卡片。
4. 可以链接 Google Drive 的记帐表单
如果需要记流水帐，也可以从 Trello 卡片向外链接 Google 的记帐表单，这里的技巧可以参考上文提到的 Google 表格记账技巧文章。
5. 可以插入帐单照片
因为 Trello 卡片可以插入图片附件，如果你想附加帐单或信用卡单，也可以用插入附件的方式完成。
6. 可以拖曳卡片改变顺序与位置
Trello 的卡片可以拖曳到不同列表，这就有了进度管理的用途。
例如我在存钱计划储蓄的「旅行预算」，达成目标准备出发后，就可以把卡片直接移到额外支出列表，这样不用重记，立刻就能求和。
7. 用时间提醒来提醒缴款日期
有些固定支出可能是有时间的，例如几月几号要缴某个款，这时候可以利用 Trello 的时间提醒功能，在这张卡片加上提醒。
8. 搜索某次大花费
而当纪录的项目多起来，或是有好几个年度的卡片时，可以利用 Trello 的搜索功能，找到某张卡片，看到当时的花费。
9. 导出 PDF 文件
不过我自己使用 Trello 的心得时， Trello 比较像是项目执行工具，但还是不太适合做长期的资料库，所以如果完成年度理财计划，想要汇出资料，可以导出成 PDF 文件，放到你的资料库去长期保存。
10. 很适合家庭多人协作
别忘了， Trello 是很棒的多人协作工具，也就是说我可以把这个理财卡片，分享给家人一起管理，这样就可以做成家庭理财计划了！
这和我之前建议的另外一种方法：「我的家庭记帐方案：实作 Google 云端记帐一个月心得」，有异曲同工之妙。
11. 如何把我的范本转移到你的 Trello 使用？
最后，如果你看完上面的图文教学，想立刻实际做做看，你可以把我的「电脑玩物年度理财计划范本」直接复制到你的 Trello 使用喔！只要打开「电脑玩物年度理财计划范本」网页，在右方功能面板中，选择「复制卡片」，就能把我整个范本移到你的 Trello ，你就能好好研究与拆解了。
以上，就是我用 Trello 完成的年度理财计划，在网页版与 Trello app 版中都能顺畅使用，推荐给大家，欢迎大家一起来讨论 Trello 的创意用法。
文章授权转自電腦玩物，原文链接：如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本
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题图：Pixabay
